Clevere Selbstorganisation für mehr Freiraum in deinem Business (#25 Gabriele Thies)

Clevere Selbstorganisation für mehr Freiraum in deinem Business (#25 Gabriele Thies)

Du fragst dich: Wie du dir mit einer cleveren Selbstorganisation mehr Zeit und Freiräume in deinem Business schaffst?

„Ich bin völlig fertig. Nur leider mit den Nerven und nicht mit meinen unzähligen ToDos.“

Kennst du dieses Gefühl? Willkommen im Club!

Ich spreche von diesen Tagen, die wahrscheinlich jede*r von uns kennt – wenn dein Alltag mit seinen vielen Verpflichtungen und all den Aufgaben, die damit verbunden sind, dir über den Kopf wächst:
Die To Do-Liste ist endlos lang. Du weißt nicht, wo du anfangen sollst, denn mit jeder erledigten Aufgabe kommen gefühlt drei neue dazu. In diesem ganzen Zuviel schaffst du es meistens nicht, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, Prioritäten zu setzen und produktiv zu sein. Stattdessen bist du nur stur am Abarbeiten.

Zeit zum Entspannen, Gedanken zu sammeln und Ideen spinnen, ist Mangelware. Denn Zeit ist ja nie genug da und darf deshalb nicht verplempert werden.
In diesem Hamsterrad bleibt viel zu viel auf der Strecke – deine Inspiration und Kreativität, dein Schaffensgeist und Flow und alles, was dich wirklich ausmacht.

Was kannst du also tun, um dich in deiner Selbständigkeit besser zu organisieren, mehr Zeit zu haben und dir Freiräume zu schaffen für das, was dir wirklich wichtig ist?

 

5 clevere Organisationstipps für mehr Zeit und Freiräume in deiner Selbständigkeit

1. Schaffe dir eine gute Übersicht über deine Aufgaben und Termine

Du brauchst einen guten Überblick über alle deine vielen ToDos, deine Termine und Ideen. Denn nur dann kannst du erkennen, was alles ansteht, wo deine Prioritäten liegen sollten und so deine Zeit und Energie sinnvoll nutzen.

 

Mein Tipp:

Sammle alle deine ToDos an EINEM einzigen Ort. Lege dir also EINE Aufgabenliste an und nicht hier ein Schmierzettel, da eine Excelliste, dort ein Eintrag im Kalender und plus all dem, was du sonst noch im Kopf hast. Entscheidend ist, dass du alles im Überblick hast und am besten schriftlich – denn dann hast du den Kopf frei für andere Dinge.

Das gleiche gilt für Termine: Nutze EINEN Kalender und halte dort alle deine Termine fest.

Verwende das Tool, das dir am besten liegt – egal ob das handschriftlich oder die neueste App ist. Hauptsache, du sammelst alles an nur einem Ort.

 

2. Nimm dir Zeit zum Planen und zum Reflektieren

Die Zeit, die du dir zum Planen nimmst, ist alles andere als verlorene Zeit. Deine Aufgabenliste, dein Kalender und natürlich deine Ziele sind die Grundlage für deine Planung. So kannst du alle ToDos, die sich daraus ergeben, vernünftig einplanen.

 

Mein Tipp:

Wähle einen für dich geeigneten Planungszeitraum, zum Beispiel eine Quartalsplanung, eine Wochen- und eine Tagesplanung. Aus deiner Quartalsplanung leitest du deinen Wochenplan und daraus deine Tagesaufgaben ab.

Wenn du immer nur eine Woche beziehungsweise einen Tag im Voraus planst, behältst den Überblick und bleibst gleichzeitig flexibel für spontane und unvorhergesehene Aufgaben (sehr wichtig in unserer heutigen schnelllebigen Zeit!).

Beachte bei deiner Wochenplanung auf jeden Fall auch, wieviel Zeit du überhaupt hast. Logisch, dass in einer Woche mit beispielsweise zwei Tagen Fortbildung und vielen Kundenterminen weniger Zeit für administrative Aufgaben bleibt. Wenn du dir hier zu viel vornimmst, bist du am Ende nur frustriert.

Nutze die Gelegenheit am Ende der Woche oder des Tages zu reflektieren, was gut gelaufen ist und was nicht. Bist du in deinem Zeitplan geblieben oder hast du heillos überschätzt, was du alles in den Tag packen kannst? Und: Was könntest du daraus für die Zukunft lernen?

 

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3. Plane Auszeiten und Pausen ein

Wir sind keine Maschinen, die immer funktionieren – auch wenn wir das gerne hätten.

Wir arbeiten nicht schneller oder gar besser, wenn wir geistig und körperlich ausgepowert sind.

Pausen und Auszeiten sind so wichtig, um Energie aufzuladen, den Kopf frei zu kriegen und um effizient und produktiv zu arbeiten.

 

Mein Tipp:

Berücksichtige deine freie Zeit gleich von Anfang an in deiner Planung – das gilt für längere Auszeiten wie Urlaube (im Quartalsplan) genauso wie für die Mittagspause (im Tagesplan). Spüre auch im Tagesverlauf immer wieder in dich hinein, wie es dir gerade geht und ob dir eine spontane Mini-Pause gut tun würde. Genauso wie die Planung sind Pausen definitiv keine Zeitverschwendung, sondern helfen dir, entspannt-produktiv zu sein und dauerhaft zu bleiben.

Zur Erinnerung: Auch unser heißgeliebtes Handy muss regelmäßig aufgeladen werden.

 

4. Schaffe dir Zeitblöcke für fokussiertes Arbeiten

Je mehr wir zwischen verschiedenen Aktivitäten hin- und herspringen, umso schwieriger ist es, konzentriert und produktiv zu sein. Zeitblöcke helfen dir, den Fokus auf deiner jeweiligen Aktivität für einen bestimmten Zeitraum zu behalten. Dadurch arbeitest du wesentlich effizienter und stressfreier.

Mein Tipp:

Plane sowohl für die Woche als auch für deinen Tag Zeitblöcke ein, die zu deiner Arbeitsweise und deinem Business passen. Das können Zeitfenster für Strategie- oder Marketing-Aufgaben, für Kunden-Termine oder für das oftmals lästige Daily Business, wie das Beantworten von E-Mails oder das Sortieren von Buchhaltungsbelegen, sein. Auch Pufferzeiten für Unvorhergesehenes darfst und solltest du einplanen, um flexibel zu bleiben.

 

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5. Deine persönlichen Bedürfnisse und dein Biorhythmus

Hast du schon einmal darüber nachgedacht, wie dein Biorhythmus genau funktioniert und wann deine Hoch- bzw. Tiefzeit ist? Wir sind nicht den ganzen Tag über gleichermaßen leistungsfähig und bei jedem von uns ist diese Kurve unterschiedlich.

Ebenso stellen uns unsere diversen Aufgaben vor unterschiedliche Herausforderungen: Für strategische Arbeit oder Kundentermine brauchst du andere Energien als für Routineaufgaben.

Mein Tipp:

Beobachte eine Woche lang deine Leistungskurve über den Tag in Verbindung mit den jeweiligen Aufgaben, die du gerade erledigst. Was kannst du daraus für deine Wochen- und Tagesplanung erkennen?

 

Auf den Punkt gebracht


Mit einer cleveren Selbstorganisation, die zu dir und deinem Business passt, schaffst du dir selbst mehr Zeit, du gewinnst einen besseren Überblick und bringst mehr Ruhe in deine Abläufe und deinen Alltag. Im Business und im ganzen Leben.

 

 

Über die Autorin Gabriele Thies

Mehr Struktur für dein Business. Mehr Freiraum für dich.

Mit diesem Motto unterstützt Gabriele Thies kreative Unternehmerinnen, die ihre Zeit achtsam und sinnvoll nutzen möchten.

Gemeinsam mit ihren Kundinnen entwickelt sie maßgeschneiderte Strategien für die Selbstorganisation und Abläufe im Office. Strategien, die einerseits Sicherheit und Stabilität geben und andererseits den so wichtigen Raum schenken für Kreativität, Individualität und Intuition.

Wenn du mehr über Gabriele und ihre Arbeit wissen möchtest, besuche sie gerne auf ihrer Website oder auf Instagram.

Dieser Beitrag hat 6 Kommentare

  1. Claudia

    Eine gute Planung ist so wichtig! Alle To Do‘s an einem Ort zu sammeln und abzuarbeiten hat mir da enorm weitergeholfen. Da ich lieber offline plane, habe ich mir einen Blogger Kalender kreiert. Damit habe ich jetzt eine gute Übersicht.
    Liebe Grüße
    Claudia von Gemüseliebelei

    1. Textwelle - Redaktion

      Ja, das ist so. Danke Dir, liebe Claudia!

  2. Vielen Dank, liebe Sirit, für die Gelegenheit, ein paar meiner besten Organisationstipps für deine LeserInnen zusammenzufassen 🙂

    1. Textwelle - Redaktion

      Das ist super! Sowas kann doch echt jede(r) gebrauchen! Danke nochmals!

  3. Busymamawio

    Liebe Sirit,
    wie immer hast Du richtig gute Tipps für uns zusammen gestellt. Besonders die Konzentrierten Blöcke sollte ich mir mehr ans Herz nehmen. Ich arbeite im Home Office, wo auch meine Kinder sind und oft geht es sehr wirr Durcheinander.
    Viele Grüße
    Wioleta

    1. Textwelle - Redaktion

      Danke, liebe Wioleta. Das lese ich gerne! Wie nett von Dir! Hab ein schönes Wochenende! Sirit

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